В каждом офисе располагается множество устройств - от простейших факсов до сложных многофункциональных аппаратов, обладающих многочисленными возможностями. Как правило, эта техника приобретается бессистемно, в соответствии с последовательно возникающими бизнес-задачами. Со временем техника устаревает, и перед пользователем встает вопрос поиска дополнительных средств на ее обновление.
Понятие «офисное делопроизводство» широко вошло в обиход. Но оно включает в себя не только внедрение современных программных систем документооборота, но и оптимизацию процессов использования офисной техники, ее рациональное применение в зависимости от решаемых бизнес задач.

Выбрать офисную технику, наиболее соответствующую по своим характеристикам решаемым компанией задачам, оптимальным образом расположить ее в офисных помещениях, проанализировать и численно оценить эффективность ее использования, а также предложить комплекс мер по совершенствованию процессов документооборота в компании призван новый тип услуги на российском рынке, предлагаемый UNIT Copier, - офисный консалтинг.

Анализ возможных ситуаций, связанных с различными условиями применения офисной техники для решения практических задач, позволяет выделить следующие четыре основных фактора, наиболее значительно влияющие на снижение эффективности работы офисных устройств:
• неиспользование и/или неполное использование существующих возможностей офисной техники, которое заключается, например, в неиспользовании характеристик автоматизации процессов обработки информации, применения устройств для решения лишь ограниченного круга задач, в течение неполного рабочего времени, и др;
• несуществующие и/или некорректные регламенты использования офисной техники. Например, использование копиров для производства документов, которые можно было либо не изготавливать вообще, либо изготавливать иным способом; • неоптимальное размещение офисной техники;
• неоптимальные режимы обслуживания офисной техники. Например, закупка расходных материалов и комплектующих у различных поставщиков, наличие приобретенных, но неподключенных офисных устройств и др.

Эти факторы приводят к следующим трем основным видам возможных потерь (убытков) для компании:
• прямому убытку финансовых средств компании;
• потере полезного рабочего времени пользователей, которая также может быть представлена как убытки финансовых средств компании при пересчете с использованием средней стоимости нормо-часа сотрудников;
• преждевременному износу офисной техники, сводящемуся, в конечном итоге, к преждевременной замене парка устройств и к соответствующему убытку финансовых средств.

К настоящему времени различными корпорациями за рубежом создан ряд программ, основной задачей которых является поиск среди множества офисных устройств (главным образом, принтеров и копировальных аппаратов) таких, которые удовлетворяют запросу пользователя по своим характеристикам. Использование таких программ, безусловно, полезно, но, строго говоря, консалтингом не является. Здесь «не включается» в работу основная составляющая консалтинга – исследование реальных бизнес-процессов и реализация рекомендаций с последующей их оценкой для конкретных условий работы компании, без чего любые предложения по совершенствованию бизнес-процессов теряют смысл.

Офисный консалтинг - принципиально новое направление в развитии консалтинга, пока не имеющее своих аналогов в России.