Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
В каждом офисе располагается множество устройств – от простейших факсов до сложных многофункциональных аппаратов, обладающих многочисленными возможностями. Как правило, эта техника приобретается бессистемно, в соответствии с последовательно возникающими бизнес-задачами. Со временем техника устаревает, и перед пользователем встает вопрос поиска дополнительных средств на ее обновление.
Понятие «офисное делопроизводство» широко вошло в обиход. Но оно включает в себя не только внедрение современных программных систем документооборота, но и оптимизацию процессов использования офисной техники, ее рациональное применение в зависимости от решаемых бизнес задач.
Выбрать офисную технику, наиболее соответствующую по своим характеристикам задачам компании, оптимальным образом расположить ее в офисных помещениях, проанализировать и численно оценить эффективность ее использования, а также предложить комплекс мер по совершенствованию процессов документооборота в компании призвана услуги, предлагаемая нашей компанией – офисный консалтинг.
Анализ возможных ситуаций, связанных с различными условиями применения офисной техники для решения практических задач, позволяет выделить следующие четыре основных фактора, наиболее значительно влияющие на снижение эффективности работы офисных устройств:
-
Неиспользование и/или неполное использование существующих возможностей офисной техники, которое заключается, например, в неиспользовании характеристик автоматизации процессов обработки информации, применения устройств для решения лишь ограниченного круга задач, в течение неполного рабочего времени, и др;
-
Несуществующие и/или некорректные регламенты использования офисной техники. Например, использование копиров для производства документов, которые можно было либо не изготавливать вообще, либо изготавливать иным способом;
-
Неоптимальное размещение офисной техники;
-
Неоптимальные режимы обслуживания офисной техники. Например, закупка расходных материалов и комплектующих у различных поставщиков, наличие приобретенных, но не подключенных офисных устройств и др.
Эти факторы приводят к следующим трем основным видам возможных потерь (убытков) для компании:
- прямому убытку финансовых средств компании;
- потере полезного рабочего времени пользователей, которая также может быть представлена как убытки финансовых средств компании при пересчете с использованием средней стоимости нормочаса сотрудников;
- преждевременному износу офисной техники, сводящемуся, в конечном итоге, к преждевременной замене парка устройств и к соответствующему убытку финансовых средств.
К настоящему времени различными корпорациями за рубежом создан ряд программ, основной задачей которых является поиск среди множества офисных устройств (главным образом, принтеров и копировальных аппаратов) таких, которые удовлетворяют запросу пользователя по своим характеристикам. Использование таких программ, безусловно, полезно, но, строго говоря, консалтингом не является. Здесь «не включается» в работу основная составляющая консалтинга – исследование реальных бизнес-процессов и реализация рекомендаций с последующей их оценкой для конкретных условий работы компании, без чего любые предложения по совершенствованию бизнес-процессов теряют смысл.
Офисный консалтинг – единственное решение, которое учитывает все аспекты и нюансы документооборота с комплексным анализом, подробным отчетом и полноценным предложением с пошаговой реализацией
